La vie en société nous impose de communiquer pour diverses raisons et très souvent, il arrive que nous soyons obligés de garder les traces de nos communications. L’archive qui est la matérialisation de nos actes est surtout la preuve (valeur probante) de nos initiatives car elle seule peut corroborer nos propos.

La remise d’une lettre en main propre contre décharge ou récépissé est une pratique qui consiste à informer un expéditeur que ce qu’il a envoyé a bien été reçu, ou prouver qu’un message a bien été transmis à qui de droit. Cela peut être important pour des raisons administratives et juridiques dans la mesure où vous pouvez être appelé à justifier votre action ou votre inaction. Tenez par exemple, en tant que responsable, vous êtes appelé à donner des instructions ou à informer sur une quelconque situation. En cas de problème, ne pas être capable de prouver que l’on a fait ce qu’il fallait (instruire, informer ou agir) pourra donner droit à des sanctions. Outre ce premier exemple qui montre l’utilité administrative de l’accusé de réception en milieu professionnel, notons que la notification est en droit, une formalité par laquelle on:

• On tient officiellement une personne informée du contenu d’un acte auquel elle n’a pas été partie,
• On donne un préavis à une personne,
• On cite une personne à comparaître devant un tribunal,
• On donne à une personne, connaissance du contenu d’une décision de justice.

Notifier fait courir les délais. Ne pas notifier peut constituer dans une procédure judiciaire une faille, d’où l’importance d’être capable de prouver, que l’on a tenu informée la partie d’en face.

Vu l’importance de cet acte, des personnes aux intérêts inavoués et vicieux peuvent être tentés de vous refuser la preuve qu’ils ont bien reçu votre document. Dans ces cas, la bonne attitude est de garder votre document et de le signifier par voie d’Huissier à votre interlocuteur. Vous pouvez également procéder par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception.

L’accusé de réception peut également vous aider à prouver que de manière délibérée, des personnes choisissent de n’accorder aucune attention à vos sollicitations et ce malgré vos nombreuses relances. C’est d’ailleurs la raison laquelle, de nombreux textes disposent de ce que le silence d’une administration peut assimilé à un avis favorable, passé un délai.

Important:

Si vous êtes responsable de la réception du courrier, prenez toujours la peine pour vous assurer que le document que vous recevez est identique à la copie sur laquelle vous apposez votre signature en guise de décharge.

Prochains exercices:

1- Code pénal – Article 167 — Dissimulation d’une procédure.
« Est punie d’un emprisonnement de trois mois à deux ans et d’une amende de 20.000 à 1
million de francs ou de l’une de ces deux peines seulement, toute partie qui, par l’un des
moyens prévus à l’article 318 (1) (c), tient son adversaire dans l’ignorance d’une procédure
judiciaire dirigée contre lui. »

Interprétez cette disposition règlementaire.

2- Code pénal – Article 188 — Soustraction et destruction de pièces publiques.
(1) Est puni d’un emprisonnement de un à cinq ans et d’une amende de 10.000 à 200.000
francs, celui qui soustrait, enlève ou détruit toutes pièces placées sous la garde de l’autorité
publique.

Comment prouver que des pièces ont été soutirées de votre dossier?

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 Qu’il s’agisse d’une gestion formelle (organisée et administrative) ou informelle de l’information (à l’instar du commérage), le partage d’information s’assimile parfaitement au partage de pouvoir.

 Cela peut se traduire par l’usage des expressions telles que:

 – « Vas faire ça avec ceux qui ne te connaissent pas. »

 – « Si j’ouvre mon ventre ici … »

 – « Est-ce que tu sais même que …  ?»

 Ces quelques phrases au ton menaçant laisse croire que d’une façon ou d’une autre, la connaissance est une source de pouvoir.

 Comment mettre en œuvre cette combinaison INFORMATION/POUVOIR au profit des organisation plutôt qu’aux personnes? Existe-t-il des outils pour ce faire? Quelle est la place de l’archive dans cette démarche?

telles sont les questions auxquelles nous avons apporté des réponses durant notre séminaire du 16 novembre 2023 dans les locaux du ARKIV PROGRAM TRAINING INSTITUTE.

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