Des normes (à l’instar d’ISO 15489, ISAD-G, ISO 11799…) et certaines approches (l’approche systémique par exemple) peuvent servir de boussole aux professionnels en charge d’une telle mission mais celles-ci (normes et approches) ne sont pas toujours bien connues de tous. C’est la raison pour laquelle, nous avons organisé du 2 au 6 décembre 2024 dans la ville de Mbalmayo, un séminaire de formation auquel ont pris part les personnes dont les noms suivent:

• MVOGO YVETTE
• AMAYENE A MBAMBA MARCELLE
• EYA’AMAME DANIEL
• EBALE BIYONG JEAN LEON
• MBASSI FRANCOIS
• MINTOUNOU MIREILLE RITHA
• JOSEPHA OTOU
• AFANE DIDIER
• MVOMO EDITH BLAISE
• BIKADI BETSI HENRI
• AMVELLA ESSOLA SOPHIE
• HAMAN VONDOU CLEMENT
• ONDOA ENGELBERT ARMAND

Si vous aussi vous souhaitez bénéficier de cette formation contactez-nous par WhatsApp ou appelez le +237 696052674.

Ce parchemin délivré par le Ministère de la Formation Professionnelle (MINEFOP) et reconnu par le Conseil International des Archives (ICA) est très prisé par les chercheurs d’emploi et les professionnels de nos administrations. Comme il est de coutume, dans notre institut le calendrier annuel adopté est celui du MINEFOP.

Aux nouveaux apprenants, nous vous souhaitons une bonne rentrée.

Cette mesure visant à marquer un tournant décisif dans la réforme du système de santé dans le pays attire aussi l’attention des professionnels de l’archivage car elle aboutira à une structuration nouvelle du système d’archivage de la santé et du dossier médical. Ce tournant suscite également bon nombre de questions auxquelles il faudra trouver des réponses avant de passer à la matérialisation de cette nouvelle donne.

Le communiqué de l’Ordre fournit les éléments de conformité de l’ordonnance (la dénomination de l’établissement sanitaire, l’identité complète du médecin prescripteur, l’indication de la spécialité médicale du praticien, les coordonnées complètes du lieu de la consultation et le cachet nominatif ajouté au numéro d’inscription à l’ONMC). Malgré cela, les premiers patients reçus dans les pharmacies, n’ont pas pu accéder à leurs médicaments pour diverses raisons. Un patient a même vu son ordonnance rejetée, parce qu’il s’agissait d’une photo montrée à travers un téléphone. Ce dernier exemple qui montre bien la problématique de la valeur probante d’une ordonnance filmée ou numérisée interpelle les professionnels que nous sommes sur l’importance de la numérisation des archives.

Notons que pour que tout cela soit fonctionnel, cette démarche devra également reposer sur une reforme entière des textes encadrant la gestion des archives médicales.

Important:

Nous organisons dès le mois d’aout un important séminaire de formation portant sur le thème : « Gestion efficace des archives hospitalières et des dossiers médicaux ». Pour prendre part à ce séminaire, contactez-nous au +237 696 052 674 ou écrivez-nous sur WhatsApp en cliquant ici.

La vie en société nous impose de communiquer pour diverses raisons et très souvent, il arrive que nous soyons obligés de garder les traces de nos communications. L’archive qui est la matérialisation de nos actes est surtout la preuve (valeur probante) de nos initiatives car elle seule peut corroborer nos propos.

La remise d’une lettre en main propre contre décharge ou récépissé est une pratique qui consiste à informer un expéditeur que ce qu’il a envoyé a bien été reçu, ou prouver qu’un message a bien été transmis à qui de droit. Cela peut être important pour des raisons administratives et juridiques dans la mesure où vous pouvez être appelé à justifier votre action ou votre inaction. Tenez par exemple, en tant que responsable, vous êtes appelé à donner des instructions ou à informer sur une quelconque situation. En cas de problème, ne pas être capable de prouver que l’on a fait ce qu’il fallait (instruire, informer ou agir) pourra donner droit à des sanctions. Outre ce premier exemple qui montre l’utilité administrative de l’accusé de réception en milieu professionnel, notons que la notification est en droit, une formalité par laquelle on:

• On tient officiellement une personne informée du contenu d’un acte auquel elle n’a pas été partie,
• On donne un préavis à une personne,
• On cite une personne à comparaître devant un tribunal,
• On donne à une personne, connaissance du contenu d’une décision de justice.

Notifier fait courir les délais. Ne pas notifier peut constituer dans une procédure judiciaire une faille, d’où l’importance d’être capable de prouver, que l’on a tenu informée la partie d’en face.

Vu l’importance de cet acte, des personnes aux intérêts inavoués et vicieux peuvent être tentés de vous refuser la preuve qu’ils ont bien reçu votre document. Dans ces cas, la bonne attitude est de garder votre document et de le signifier par voie d’Huissier à votre interlocuteur. Vous pouvez également procéder par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception.

L’accusé de réception peut également vous aider à prouver que de manière délibérée, des personnes choisissent de n’accorder aucune attention à vos sollicitations et ce malgré vos nombreuses relances. C’est d’ailleurs la raison laquelle, de nombreux textes disposent de ce que le silence d’une administration peut assimilé à un avis favorable, passé un délai.

Important:

Si vous êtes responsable de la réception du courrier, prenez toujours la peine pour vous assurer que le document que vous recevez est identique à la copie sur laquelle vous apposez votre signature en guise de décharge.

Prochains exercices:

1- Code pénal – Article 167 — Dissimulation d’une procédure.
« Est punie d’un emprisonnement de trois mois à deux ans et d’une amende de 20.000 à 1
million de francs ou de l’une de ces deux peines seulement, toute partie qui, par l’un des
moyens prévus à l’article 318 (1) (c), tient son adversaire dans l’ignorance d’une procédure
judiciaire dirigée contre lui. »

Interprétez cette disposition règlementaire.

2- Code pénal – Article 188 — Soustraction et destruction de pièces publiques.
(1) Est puni d’un emprisonnement de un à cinq ans et d’une amende de 10.000 à 200.000
francs, celui qui soustrait, enlève ou détruit toutes pièces placées sous la garde de l’autorité
publique.

Comment prouver que des pièces ont été soutirées de votre dossier?

Si vous souhaitez faire carrière dans le domaine de l’archivage ou vous perfectionner, vous pouvez vous inscrire maintenant à notre prochaine session de formation en cliquant ici

Cette activité organisée et coordonnée par Son Excellence M le Ministre des Relations Extérieures, représenté durant le séminaire par M le Secrétaire Général, avait pour objectif de fournir aux participants les éléments qui leurs permettront de reconnaitre une GED, une GEID et un SAE et de connaitre le cadre règlementaire et normatif en la matière. Une telle démarche vise également à préparer le terrain pour de nouvelles pratiques, en sensibilisant le personnel du MINREX sur l’importance et le bienfondé de ces outils innovants.

M ZOGO GWET et Mme Ruth SA’A ont pris part à ces travaux en tant qu’invités aux cotés de M le Directeur de la Documentation et des Archives Diplomatiques du MINREX Jean Patrice KOE, de Mme le Chef service du Classement et de l’Appui Scientifique du MINREX NKANKAN Micheline et de nos collègues FOUDA Patrick et EDZEME EDZEME Siméon.

Moment de partage qui contribue davantage à la vulgarisation des bonnes pratiques en matière d’archivage.